PDF/A ist das gängige Dateiformat zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente. Es ist eine Unterart des Portable Document Formats (PDF) und wurde von der International Organization for Standardization (ISO) genormt. Der ISO-Standard legt fest, in welcher Form Elemente wie Schriften oder Layout der PDF-Versionen für eine Langzeitarchivierung angewandt werden müssen.
Dazu gehört auch, dass elektronische Dokumente unabhängig von Bearbeitungs-Tools und Betriebssystemen unverändert bleiben. PDF/A stellt somit auch nach sehr langen Zeiträumen die Lesbarkeit eines PDF-Dokuments sicher und erfüllt somit die Bedingungen einer revisionssicheren Archivierung.
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PDF/A ist eine Variante des Portable Document Formats, auch PDF genannt, und wurde speziell für die Langzeitarchivierung von Dokumenten entwickelt. Der Fokus beim PDF/A-Format liegt also auf der langfristigen und einfachen Speicherung.
Daher unterstützt die Variante auch keine Einbettung von Audio- oder Videodateien, da die Wiedergabe ebendieser eine zusätzliche Software erfordern würden. Aus dem gleichen Grund erlaubt PDF/A auch keine externen Ressourcen, d. h. Grafiken und Schriftarten müssen direkt im Dokument eingebettet sein. Auch die Verschlüsselungen von Dokumenten unterstützt PDF/A nicht, da archivierte Dokumente auch zukünftig nutzbar zu Verfügung stehen sollen.
Für die digitale Langzeitarchivierung von Dokumenten stehen Ihnen vier Varianten der PDF/A-Normreihe zu Verfügung: PDF/A-1, PDF/A-2. PDF/A-3 und PDF/A-4. PDF/A-1 ist die Originalversion, während PDF/A-2, PDF/A-3 und PDF/A-4 diese ergänzen und weitere Funktionen für die langfristige Archivierung mitbringen. Wir wollen uns die verschiedenen Dateivarianten im Folgenden etwas genauer ansehen.
Die erste Dateiversion von PDF/A. PDF/A-1 stellt sicher, dass alle Quellen wie Schriften, Illustrationen oder Bilder eingebettet sind und unterstützt zusätzlich digitale Signaturen und die Anwendung von Hyperlinks. Darüber hinaus spezifiziert PDF/A-1 zwei Konformitätsebenen: PDF/A-1b und PDF/A-1a. Die Buchstaben stehen hier für die spezifizierten Qualitätsebenen, die eine Dateiversion erfüllt:
PDF/A-2
Die Dateiversion PDF/A-2, die im Jahr 2011 veröffentlicht wurde, bringt einige neue Funktionen mit. Sie erlaubt innerhalb eines Dokuments die Kompression von Grafikformaten wie JPEG-2000, transparente Elemente und PDF-Ebenen. Darüber hinaus können PDF/A-1-Dateien in PDF/A-2-Dateien integriert werden. Auch die PDF/A-2-Dateiversion ermöglicht mehrere Konformitätsebenen:
PDF/A-3
PDF/A-3 wurde 2012 veröffentlicht und bringt eine entscheidende Neuerung mit – nun können beliebige Dateitypen in PDF/A-3 eingebettet werden. Heißt: Einem Dokument im Format PDF/A-3 können nun auch Rohdaten beigefügt werden, mit denen es erstellt wurde. Auch die PDF/A-3-Version spezifiziert die bekannten Konformitätsebenen 3b, 3u und 3a.
PDF/A-4
Die Dateiversion PDF/A-4 wurde 2020 veröffentlicht und enthält zwei neue Konformitätsebenen:
Die Version PDF/A bietet einige Vorteile, aber auch einige Nachteile, auf die wir im folgenden Abschnitt etwas näher eingehen wollen.
Nachteile von PDF/A
Wie erkenne ich eine PDF/A-Datei?
Ob es sich bei Ihrer PDF-Datei um eine PDF/A-Version oder ein herkömmliches PDF-Dokument handelt, lässt sich an der Dateiendung nicht erkennen. Um die Speicherart der PDF-Datei festzustellen, können Sie das Dokument beispielsweise in Adobe Acrobat öffnen und dort unter "Einstellungen" die Version anzeigen lassen.
Darüber hinaus können Sie sich in Acrobat unter der Funktion "Konformität prüfen" alle Informationen zur PDF-Datei im Navigationsfenster anzeigen lassen und anhand von PDF/A-Kriterien prüfen. So können Sie sich in den Konformitätsinformationen den verwendeten Standard zur Erstellung der Datei, den ISO-Namen und die Kompatibilität mit anderen PDF-Dateien wie PDF/X, PDF/E, PDF/VT oder PDF/UA anschauen.
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Scannen & konvertieren mit einer Taste
Scannen und konvertieren Sie in einem Schritt Ihre Dokumente in das gewünschte revisionsichere Format. Die gescannten Dokumente können im Ordner des Benutzers abgelegt, alternativ per Mail versandt oder per Scanprozesssteuerung direkt in Ihrer Anwendung ablegt werden:
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