TANTZKY bietet seit vielen Jahren Digitalisierungslösungen speziell für das Planungs- und Ingenieurwesen.
Für die Unternehmensgruppe Ingenieurbüro Fritz Spieth führten wir gemeinsam mit dem Inhouse-Projektteam das Dokumenten-Management-System (DMS) DocuWare mit verschiedenen Zusatzmodulen ein.
Seither arbeiten unternehmensweit, ca. 60 MItarbeiter aller Bereiche erfolgreich mit dem DMS – z.B. Projektverwaltung / Kundenakte, Personalwesen, Buchhaltung / Rechnungswesen, Controlling / Qualitätsmanagement sowie Auftragsverwaltung und profitieren von den vielen Vorteilen eines Dokumenten-Management-Systems.
Darüber hinaus entwickelt das engagierte DMS-Projektteam rund um den Technischen Leiter & Prokuristen Georg Thier, mit Unterstützung der TANTZKY DMS-Spezialisten kontinuierlich weiter an der Verbesserung bzw. geplanten Erweiterung der DMS-Einsatzmöglichkeiten im Unternehmen.
Alle Dokumente, wie z. B. E-Mails mit Anhängen, Briefe, Protokolle, Genehmigungen, Pläne, Verträge u.v.m. werden von verschiedenen Mitarbeitern anhand von eindeutig definierten Index-Kriterien verschlagwortet und können so klar strukturiert der Projektakte nach den entsprechenden Leistungsphasen zugeordnet werden.
Fest im Leitbild des Ingenieurbüro Fritz Spieth verankert, steht das Unternehmen u. a. für hervorragende Qualität, Sorgfalt und Ordnung. Hierbei legt die Geschäftsleitung besonderen Wert auf eine kontinuierliche Verbesserung der Arbeitsabläufe und ermöglicht den Mitarbeitern eine moderne betriebliche Ausstattung für die Projektorganisation und -bearbeitung.
Maximale technische Unterstützung, wie z.B. das automatisierte Auslesen bestimmter Schlagwörter vereinfachen die Indexierung von Dokumenten erheblich. Durch die unternehmensweiten, klar definierten Arbeitsabläufe mit Fristen und Freigaberegeln gewinnen alle Mitarbeiter an Geschwindigkeit in der Bearbeitung der Dokumente.
Die Geschäftsleitung des Ingenieurbüro Spieth hat sich bewusst für das DocuWare Mobil - Add On entschieden. Hier können die Projektleiter z. B. bei der Bauabnahme vor Ort mit modernen Tablet-PC direkt auf die Projektakten, Pläne und Vereinbarungen zugreifen, um die Inhalte direkt vor Ort zu prüfen.
Dies sorgt für einen schnellen Informationsfluss, erhöhte Effizienz und eine rasche Entscheidungsfindung.
Weitere Vorteile:
Darüber hinaus lassen sich von unterwegs Genehmigungen und Freigaben von verschiedenen Dokumenten bearbeiten und erhöhen so die Produktivität und steigern die Effizienz.
Das DMS-Projektteam des Ingenieurbüro Spieth gestaltet gemeinsam mit den Spezialisten der Werner Tantzky GmbH verschiedene Workflows zur Automatisierung wiederkehrender Arbeitsprozesse, z. B. Angebotsbearbeitung, Rechnungsprüfung/-freigabe usw.
Hierbei werden präzise Regeln für den Umgang mit Dokumenten, Informationen und Entscheidungen definiert: klare Aufgabenzuweisung, Eskalationsstufen für eine Fristenregelung vordefinierter Aufgaben (z.B. Rechnungsfreigabe - Skontierung - Zahlungsfristen oder Angebotserstellung - Prüfung - Freigabe usw.) und bestimmen, was bei deren Überschreiten passieren soll.
Darüber hinaus wurde eine Vertretungsregelung automatisiert hinterlegt,
dass z. B. in Abwesenheit des zuständigen Mitarbeiters die Aufgabe direkt an den nächsten verfügbaren Kollegen im Team weitergeleitet wird.
„Heute profitieren alle Mitarbeiter von dem schnellen Zugriff auf alle relevanten Projektdokumente.
Wir sind jederzeit und von überall in der Lage die entsprechenden digitalen Informationen abzurufen. Unsere operativen Geschäftsprozesse sind so noch effizienter, sicherer und kundenorientierter.
Die Werner Tantzky GmbH unterstützte uns erfolgreich von der Planung bis zur Projektumsetzung. Wir sind mit dem Engagement und dem Service des DMS-Teams sehr zufrieden.“
Georg Thier, Dipl. Ing (FH) & Prokurist
Technischer Leiter
Fritz-Müller-Straße 143 | 73730 Esslingen
Homepage: www.ib-spieth.de
Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
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