Go digital!

Digitale Fahrzeugakte

TANTZKY ist seit vielen Jahren einer der führenden, regionalen Anbieter von Digitalisierungslösungen – speziell für Autohäuser. 

Im gewählten Kundenbeispiel bestand die Herausforderung darin, eine digitale Fahrzeugakte – einen zentralen Sammelpunkt aller Dokumente zu einem Fahrzeug zu realisieren.

Eine für alle – egal, von wo.

Mit intelligenter Software integrieren wir zum einen klassische Papierdokumente direkt vom Multifunktionssystem bzw. Hochleistungsscanner.

Für elektronische Dokumente schaffen wir direkte Schnittstellen aus Ihren unterschiedlichsten Fachanwendungen, verschiedener Abteilungen.

Alle Dokumente werden mit Hilfe eines Dokumenten-Management-Systems zentral an einer Stelle revisionssicher erfasst, verarbeitet, gespeichert und können so gezielt genutzt und weiterverarbeitet werden.

Vorteile

  • enorme Arbeitszeitersparnis
  • zentraler Speicherort
  • Vereinheitlichung der Dokumentenablage
  • geringere Suchzeiten
  • skalierbare Lösung
  • Zugriff von überall
  • automatische Wiedervorlagen
  • Wegfall der Medienbrüche
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Ausgangssituation

Unser Beispielautohaus hatte unterschiedliche Dokumente und Daten zu einem Fahrzeug, den passenden Kundeninformationen und Softwareanwendungen zu organisieren. Die Bearbeitung erfolgte bereichsübergreifend in unterschiedlichen Bereichen.

Medienbrüche, fehlende Software-Schnittstellen und viele manuelle Arbeitsschritte erschwerten die tägliche Arbeit.

Beispiel der verschiedenen Fahrzeug-Dokumente:

  • Kundeninformationen
  • Verkaufsunterlagen
  • Leasingverträge
  • Mietverträge
  • Kaufvertrage
  • Fahrzeugbewertungen
  • Werkstattberichte
  • Testprotokolle
  • Ersatzteilübersichten
  • Reparaturberichte
  • TÜV-Gutachten
  • Rechnungen
  • Versicherungsunterlagen
  • Unfallberichte
  • usw.

Neues Arbeiten: Digitale Fahrzeugakte

Durch die clevere Kombinationslösung von TANTZKY erhält jeder  Mitarbeiter die Möglichkeit, die Papierdokumente direkt am Multifunktionssystem, aus jeder Abteilung, zu digitalisieren.
Diese werden während des Scanvorgangs automatisch ausgelesen, verschlagwortet und in DocuWare archiviert. Ebenso werden alle elektronischen Dokumente direkt an das Dokumenten-Management-System übergeben. 

Alle Dokumente sortiert nach: KFZ-Kennzeichen, Fahrgestell- oder Kunden-Nummer

Jeder Mitarbeiter (mit entsprechenden Rechten) kann sich direkt am PC anhand des KFZ-Kennzeichen alle Dokumente und Informationen schnell, übergreifend und strukturiert anzeigen lassen. 

Eine für alle – egal von wo.

Durch den Einsatz von DocuWare können die Mitarbeiter unseres Kunden nun direkt aus Homeoffice oder von unterwegs auf die digitale Fahrzeugakte zu greifen und Dokumente bearbeiten. Des weiteren kann unser Kunde über mobile Scan-Lösungen selbst Papierdokumente digitalisieren und automatisiert an DocuWare übergeben.

Direkte Schnittstellen zu allen Fachanwendungen

Eine große Herausforderung bestand darin, die unterschiedlichen Fachanwendungen an die digitale Fahrzeugakte anzubinden bzw. Informationen zu übergeben und die Dokumente jeweils zu integrieren – innerhalb Ihres Dealer Management Systems: 

  • Service-Programm
  • Schadensakte
  • Rechtsanwaltsportale
  • DAT Bewertungsportalen
  • Fahrzeug-Marktplätze
  • Leasing-Software
  • DATEV / Buchhaltungsprogramme
  • Sonstige

Hard- und Software

  • RICOH Multifunktionssystem der IM Klasse
  • Software STREAMLINE NX
  • Dokumenten-Management-System DocuWare
  • TANTZKY Fahrzeugakte

Lassen Sie sich alle Dokumente zu einem Fahrzeug anzeigen. Ein  Beispiel aus dem TANTZKY Fuhrpark-Management: KA-WT 1000 – auf der linken Seite sehen Sie die Vorschauanzeige aller elektronisch archivierten Dokumente. Zum links ausgewählte PDF-Dokument (blau hinterlegt) sehen Sie auf der rechten Seite, den dazu gespeicherten Beleg zum Bearbeiten. Das spart Zeit, Geld und beschleunigt Ihre Arbeitsprozesse! 

Live-Präsentation im TANTZKY Showroom

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