Ausgangssituation

Crystal Sound, die Abteilung für Veranstaltungstechnik der Rock Shop GmbH in Karlsruhe, ist einer der größten Anbieter für Veranstaltungstechnik in Europa. Die Arbeit von Crystal Sound wird begleitet von einer umfangreichen Dokumentation angefangen bei Angeboten, über Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und Verträgen. Die überwiegend papiergebundenen Dokumente wurden in der Vergangenheit bereits gescannt und digital gespeichert für Archivzwecke.

Das spätere Suchen und Wiederauffinden der Dokumente stellte jedoch oftmals Probleme dar und verschwendete wertvolle Arbeitszeit. Mitarbeiter benannten die gescannten Dateien nicht einheitlich und es waren zu viele manuelle Zwischenschritte nötig, um die gescannten Informationen in die zentrale Ablage des Unternehmens zu leiten.
Crystal Sound suchte nach einer Workflow Lösung, die den Mitarbeitern bei der Eingabe von Dokumenteninformationen unterstützt, garantiert dass die Informationen sicher an Ihren Bestimmungsort oder Empfänger übermittelt und die manuellen Bearbeitungsschritte auf ein Minimum reduziert werden. Als autorisierter Partner von NSi empfahl das Bürokommunikationsunternehmen Tantzky in Karlsruhe dem Veranstaltungsunternehmen AutoStore als effiziente Workflow Lösung.

Die Lösung

Vor der Einführung von AutoStore bei Crystal Sound wurden papiergebundene Dokumente gescannt und an den PC Arbeitsplatz des Mitarbeiters gesendet. Die Ricoh Multifunktionsgeräte waren sehr  schnell und genau in der Erfassung, erforderten aber zu viele manuelle Zwischenschritte um die gescannte Dokumente den gewünschten Adressaten oder Zielsystemen zustellen zu können. Der Mitarbeiter  musste nach dem Scannen der Dokumente zurück an seinen Arbeitsplatz, das vom MFP erstellte Dokument öffnen, es sichten um den korrekten Dateinamen zuweisen und es dann manuell an den  Netzwerkordner senden zu können. Viele manuelle Zwischenschritte erhöhen die Fehleranfälligkeit. Dokumente werden falsch benannt, versehentlich in den falschen Ordner abgelegt oder in das falsche  digitale Format konvertiert. AutoStore behebt diese Probleme. Workflows lassen sich mit AutoStore ganz einfach auf die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen. Bei Crystal Sound werden überwiegend  die Tagespost, Rechnungen und Lieferscheine eingescannt. Für diese immer wiederkehrenden Arbeiten entsprechende Workflows erstellt. Scannt ein Mitarbeiter eines dieser Dokumente, z.B. einen  Lieferschein, wählt er die gleichnamige Taste auf dem Display aus. Im nächsten Schritt fragt AutoStore nach der Nummer des Lieferscheins.
 
Der Mitarbeiter gibt diese direkt am Gerät ein und bestätigt  anschließend mit dem Scan-Knopf, womit alle manuellen Schritte erledigt sind. Das Multifunktionsgerät scannt die Dokumente und übergibt die gescannten Dateien an den AutoStore Server. Dieser  konvertiert die Dateien in ein durchsuchbares PDF, benennt dieses anhand der vom Nutzer eingegebenen Daten um und sendet es in den dafür vorgesehenen Netzwerkordner, den AutoStore anhand der eingegebenen Daten des Nutzers verwendet. Das Ergebnis Die Vorteile liegen klar auf der Hand. Die manuellen Schritte wurden auf ein Minimum reduziert. An der Stelle an der die Dokumente erfasst  werden beginnt und endet für den Nutzer die Arbeit. Neben der  Vereinfachung bei der Erfassung bietet AutoStore den Mitarbeitern des Unternehmens weitere namhafte Vorteile. Die erfassten Dokumente  sind so konvertiert worden, dass sie schneller und einfacher  wieder auffindbar und abrufbar sind. Die PDF Dateien sind jetzt durchsuchbar, was eine Volltextsuche innerhalb der  Netzwerkordner erlaubt. So können Mitarbeiter des Unternehmens in  Sekundenschnelle nach allen Dokumenten mit den Werten „Lieferschein von Maier in Köln aus dem Jahr 2010“ suchen, statt  mühevoll die Ordner einzeln auf dem Netzlaufwerk zu durchsuchen.