Allgemeine Beschreibung der Druckmanagementlösung

Die Equitrac Produktfamilie ist eine skalierbare Management- und Abrechnungssoftwarelösung, die der Kontrolle, Erfassung und Verwaltung aller Dokumentenausgaben im Netzwerk dient. Sie ermöglicht die detaillierte Erfassung von Kopie und Drucken nach Benutzer-, Abteilungen-, Kostenstellen-, oder Abrechnungscodes, sowie der Unterscheidung zwischen Schwarzweiß- und Farbseiten. Es besteht die Möglichkeit, Farbseiten auf Basis eines Color Quotas pro Mitarbeiter zu beschränken.

Hier ein Auszug von möglichen Lösungen welche u.a. realisiert werden können:

Authentifizierung

Um den unberechtigten Zugriff und damit einen Missbrauch des Ausgabesystems zu verhindern, stehen verschiedene Authentifizierungsmethoden zur Verfügung:

• Schnelle und einfache Anmeldung mittels Karte oder Chip
• Manuelles Anmelden über die Tastatur des Systems

Bei den Authentifizierungsmöglichkeiten können die Anmeldeinformationen gegenüber schon bestehende Instanzen wie Active Directory oder LDAP abgeglichen werden.

Print-To-Me / Secure Printing (Vertrauliches Drucken)

Egal, von wo aus der Anwender druckt, die Ausgabe erfolgt genau an dem Ausgabesystem, an dem er sich anmeldet. Nur seine eigenen Druckaufträge werden ausgegeben, auf Wunsch auch alle Aufträge auf einmal direkt nach der Authentifizierung. Genau diese Anforderungen finden sich in vielen Umgebungen, in denen es wichtig ist, dass vertrauliche Druckaufträge nicht in unberechtigte Hände gelangen dürfen.

Scan to Me

An den Multifunktionssystemen steht dem Benutzer nach erfolgreicher Anmeldung auch die Scan to Me - Funktion zur Verfügung. Dokumente können eingescannt und per E-Mail versendet werden. Aufgrund der Authentifizierung wird automatisch die eigene Adresse des angemeldeten Benutzers als Empfänger hinterlegt, da ein automatisierter Abgleich mit bestehenden Instanzen wie Active Directory oder LDAP möglich ist.
Automatisierte PIN Code Verwaltung und Registrierungsvorgang

Der Mitarbeiter bekommt automatisch per Mail eine vorläufige PIN zugesandt, mit der er sich am MFP über PCC anmelden und selbstständig seine Mitarbeiterkarte registrieren bzw. eine neue PIN vergeben kann.

Einrichtung von Quoten für Farbdrucke

Über die Konfiguration des Color Quotas pro Mitarbeiter oder Abteilung kann der Mitarbeiter auf die maximale Anzahl zu produzierender Farbseiten (Kopie, Druck) beschränkt werden.

Regelbasierender Druck für lokale und Netzwerkdrucksysteme

Es kann durch das einfache hinzufügen von Regelwerken ihr kompletter Dokumentenoutput gesteuert werden.
Beispiele:

• Druckaufträge größer 15 Seiten, werden automatisch an ein kostengünstiges Zentralsystem umgeleitet und können dort über die Print to me Funktion abgeholt werden. Der Anwender wird durch Popup über die Umleitung informiert!  
• Es kann zwingend aus bestimmten bzw. individuell definierbaren Anwendungen (Emailprogramme, Warenwirtschaftsysteme usw.) nur Duplex, Monochrom oder gar nicht gedruckt werden, um z.B. die Umwelt zu schonen und ihre Kosten zu reduzieren. Der Anwender wird durch ein Popup bzgl. dieser Regel informiert!
• u.v.m.

Reporting

Der Report Manager enthält eine sehr große Auswahl an Standard Berichten, welche in frei definierbaren Zeitintervallen z.B. per Email bereitgestellt werden. Selbstverständlich können wir ihnen auch jederzeit einen individuellen Bericht nach ihren Wünschen erstellen.

Kostenmanagement

• Nutzer-, Abteilungs-, Kostenstellen-, und kontenbasierende Abrechnung
• Preisabrechnung nach Seiten und Druckeigenschaften
• Einfaches verwalten von zentralen Preislisten
• Einrichtung von Zeit-, und Wochentags abhängigen Nachlässen / Preisaufschläge
• u.v.m.